Sổ phụ ngân hàng là gì? Những điều cần biết về sổ phụ ngân hàng

Sổ phụ ngân hàng là gì?

Khái niệm sổ phụ ngân hàng

Sổ phụ ngân hàng là một tài liệu do ngân hàng cung cấp, ghi lại toàn bộ các giao dịch tài chính diễn ra trên tài khoản của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Nó bao gồm các khoản tiền gửi, rút, chuyển khoản và các khoản phí liên quan. Đây được xem là “bản sao” chi tiết của lịch sử giao dịch tài khoản tại ngân hàng.

Sổ phụ ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách hàng quản lý tài chính, xác minh giao dịch và đối chiếu số dư tài khoản, đặc biệt trong các hoạt động kế toán và tài chính doanh nghiệp.

Khái niệm sổ phụ ngân hàng

Sổ phụ ngân hàng tiếng Anh là gì?

Sổ phụ ngân hàng trong tiếng Anh là Bank Statement.

Tầm quan trọng của sổ phụ ngân hàng

Sổ phụ ngân hàng không chỉ là công cụ theo dõi giao dịch mà còn là bằng chứng pháp lý và tài liệu hỗ trợ trong các tình huống:

• Kiểm tra và đối soát giao dịch: Giúp cá nhân, doanh nghiệp theo dõi, so sánh và xác minh các giao dịch ngân hàng trong bản sao kê với các hoạt động thực tế.
• Hỗ trợ kế toán: Là tài liệu thiết yếu để lập báo cáo tài chính và hoàn tất các thủ tục kế toán, phòng tránh gian lận bằng các giao dịch không được phê duyệt.
• Bằng chứng pháp lý: Có giá trị trong trường hợp tranh chấp liên quan đến tài khoản ngân hàng.
• Hỗ trợ vay vốn: Sổ phụ ngân hàng thường được yêu cầu khi khách hàng làm hồ sơ vay vốn hoặc mở hạn mức tín dụng.

>> Xem thêm: Đối soát (Reconciliation) là gì? Quy trình đối soát phổ biến hiện nay

Các loại sổ phụ ngân hàng thường gặp

Sổ phụ ngân hàng bằng tờ rơi

Sổ phụ ngân hàng bằng tờ rời được thiết kế dưới dạng tờ rời, không đóng cuốn, và phù hợp với các nhu cầu kiểm tra thông tin nhanh hoặc lưu trữ ngắn hạn. Ngân hàng thường xử lý và cung cấp sổ phụ tờ rời sau ít nhất một ngày làm việc kể từ khi khách hàng gửi yêu cầu.

Nội dung của sổ phụ ngân hàng bằng tờ rời tập trung vào các khoản ghi nợ, ghi có và những chứng từ giao dịch liên quan đến tài khoản. Đặc biệt, các phiếu hạch toán trong sổ phụ sẽ thể hiện rõ số phí giao dịch khách hàng phải trả cùng với thuế giá trị gia tăng (thuế VAT), giúp doanh nghiệp kê khai chính xác thuế đầu vào. 

2 loại sổ phụ ngân hàng: Sổ phụ ngân hàng bằng tờ rơi và sổ phụ ngân hàng bằng cuốn

Sổ phụ ngân hàng bằng cuốn

Sổ phụ ngân hàng bằng cuốn là dạng tài liệu ghi nhận toàn bộ các giao dịch của khách hàng trong một khoảng thời gian dài, được ngân hàng in thành quyển và gửi cho khách hàng vào thời điểm định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Loại sổ phụ này phù hợp với những khách hàng có số lượng giao dịch phát sinh đều đặn hoặc cần tổng hợp thông tin giao dịch theo chu kỳ. Trong quá trình sử dụng, ngân hàng ghi lại chi tiết các nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo rằng khi doanh nghiệp cần tra cứu hoặc giải quyết thắc mắc, các thông tin đều đã được lưu trữ và chuẩn bị sẵn sàng. 

Ngân hàng sẽ thu phí giao dịch trực tiếp từ tài khoản khi khách hàng thực hiện giao dịch có sổ phụ. Tuy nhiên, các khoản phí này thường không có phiếu hạch toán chi tiết kèm theo, gây khó khăn cho việc kê khai thuế, đặc biệt là thuế giá trị gia tăng (VAT). Vì vậy, doanh nghiệp có ít giao dịch phát sinh trong năm thường lựa chọn lấy sổ phụ dạng cuốn một lần vào cuối năm để tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa việc quản lý.

>> Xem thêm: Sổ tiết kiệm là gì? Hướng dẫn làm sổ tiết kiệm nhanh chóng

Đặc điểm của sổ phụ ngân hàng

• Tính chính xác cao: Thông tin được cung cấp trực tiếp từ hệ thống ngân hàng, đảm bảo không sai sót.
• Cấu trúc chi tiết: Mỗi giao dịch được ghi rõ ngày tháng, số tiền, loại giao dịch và số dư sau giao dịch.
• Tính bảo mật: Chỉ chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền mới có thể yêu cầu cấp sổ phụ.
• Thời gian cung cấp: Có thể yêu cầu bất cứ lúc nào, nhưng thời gian ghi chép trên sổ sẽ chỉ cập nhật đến trước thời điểm lấy ít nhất 1 ngày.
• Mục đích sử dụng: Theo dõi luồng tiền ra vào tài khoản hàng tháng, đối soát giữa các giao dịch thực tế và nghiệp vụ hạch toán của kế toán, lưu trữ chứng từ làm căn cứ minh bạch cho báo cáo tài chính.

Các thông tin cần có trong sổ phụ ngân hàng

Một sổ phụ ngân hàng tiêu chuẩn bắt buộc phải chứa các thông tin:

• Số dư ban đầu của tài khoản.
• Tổng số tiền giao dịch, bao gồm cả tiền gửi vào tài khoản.
• Số tiền đã rút từ tài khoản.
• Các khoản thanh toán cá nhân khác nhau.
• Lãi suất mà tài khoản đã kiếm được.
• Các khoản phí dịch vụ hoặc tiền phạt liên quan đến tài khoản.
• Số dư hiện tại trong tài khoản.

Các thông tin trong sổ phụ ngân hàng

Những quy định pháp luật về sổ phụ ngân hàng

Luật bảo mật thông tin

Thông tin trong sổ phụ ngân hàng được coi là dữ liệu bí mật của chủ tài khoản, được pháp luật bảo vệ, ngân hàng không được tự ý tiết lộ thông tin trong sổ phụ cho bất kỳ bên thứ ba nào, ngoại trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của chủ tài khoản, hoặc thực hiện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: cơ quan điều tra, tòa án). Việc vi phạm bảo mật thông tin có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định pháp luật.

Quyền sở hữu và truy cứu sổ phụ ngân hàng

• Quyền sở hữu: Sổ phụ ngân hàng thuộc quyền sở hữu của chủ tài khoản. Chủ tài khoản có quyền yêu cầu ngân hàng cung cấp sổ phụ bất kỳ lúc nào để kiểm tra và đối chiếu giao dịch. Trong trường hợp chủ tài khoản là tổ chức, người đại diện hợp pháp (có giấy giới thiệu) mới được phép yêu cầu nhận sổ phụ.
• Quyền truy cứu: Chủ tài khoản có quyền kiểm tra, đối chiếu các thông tin trong sổ phụ với thực tế giao dịch. Nếu phát hiện sai sót, chủ tài khoản có quyền yêu cầu ngân hàng điều chỉnh hoặc giải trình. Sổ phụ ngân hàng có thể được sử dụng làm bằng chứng pháp lý trong các trường hợp tranh chấp tài chính hoặc điều tra.

Những quy định của pháp luật về sổ phụ ngân hàng

Cách chủ động lấy sổ phụ ngân hàng

Yêu cầu, thu nhập sổ phụ từ ngân hàng

• Trước khi đến ngân hàng, bạn nên xác định rõ khoảng thời gian cần sao kê (ví dụ: giao dịch trong 3 tháng gần nhất, 6 tháng, hay 1 năm). 
• Đến trực tiếp quầy giao dịch hoặc gửi yêu cầu in qua Internet Banking hoặc Mobile Banking: Bạn có thể yêu cầu lấy sổ phụ một cách truyền thống. Tuy vậy, với những người quen sử dụng công nghệ, việc tự tải sổ phụ trên ứng dụng ngân hàng là cách tiện lợi, nhanh chóng và thường miễn phí.

Xác minh danh tính và bảo mật thông tin

• Xác minh danh tính: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết như CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. Nếu bạn không phải chủ tài khoản, cần mang theo giấy ủy quyền có công chứng hoặc xác nhận hợp lệ.
• Bảo mật thông tin: Thông thường, bạn sẽ phải cung cấp mật khẩu hoặc mã PIN khi truy cập các dịch vụ Internet Banking hoặc Mobile Banking để lấy sổ phụ. Ngoài ra, một số ngân hàng có thể yêu cầu bạn trả lời các câu hỏi bảo mật đã đăng ký từ trước, chẳng hạn như "Tên trường cấp 3 của bạn là gì?" hoặc "Tên thú cưng đầu tiên của bạn?". Đây là biện pháp bổ sung giúp ngăn chặn các trường hợp truy cập trái phép.

Ưu điểm và nhược điểm của sổ phụ ngân hàng

Ưu điểm

• Tiện lợi trong quản lý tài chính và giao dịch ngân hàng: Dễ dàng theo dõi tình hình tài chính vì sổ phụ ngân hàng cung cấp thông tin chi tiết về các giao dịch, số dư khả dụng và hoạt động tài chính. Ngoài ra, khi cần, sổ phụ có thể được sử dụng để thực hiện giao dịch mà không cần phải mang theo sổ gốc, nâng cao tính linh hoạt trong quá trình giao dịch.

• Tăng cường kiểm soát và bảo mật tài khoản: Sổ phụ ngân hàng là công cụ hữu ích để phát hiện sớm các giao dịch bất thường, giúp ngăn ngừa gian lận tài chính và bảo vệ tài sản của người dùng. Mặt khác, việc theo dõi các thông tin trong sổ phụ giúp người dùng quản lý chi tiêu và ngân sách cá nhân một cách chặt chẽ, tránh lãng phí hoặc vượt quá mức chi tiêu

Nhược điểm

• Nguy cơ mất mát hoặc thất lạc thông tin: Sổ phụ có thể bị mất hoặc hư hỏng, gây khó khăn trong việc xác minh thông tin tài chính và phải mất thời gian để khôi phục lại. Nếu sổ phụ bị thất lạc, việc tìm lại thông tin quan trọng có thể trở nên phức tạp và gây phiền toái cho người dùng.

• Rủi ro về bảo mật thông tin: Nếu sổ phụ rơi vào tay người không có quyền, thông tin cá nhân và tài chính có thể bị lộ ra ngoài, dẫn đến nguy cơ sử dụng sai mục đích hoặc lạm dụng. Do vậy, người dùng cần phải lưu giữ sổ phụ một cách cẩn thận, tránh chia sẻ thông tin với những người không có quyền truy cập để đảm bảo an toàn cho dữ liệu tài chính của mình.

Những câu hỏi thường gặp

Sổ phụ ngân hàng có phải sao kê không?

Sổ phụ ngân hàng liệt kê chi tiết toàn bộ phát sinh của tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, có thể xem như là sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

Sổ phụ và sao kê khác gì nhau?

Sổ phụ ngân hàng gồm những gì?

Sổ phụ ngân hàng gồm:

• Số dư ban đầu trong tài khoản.
• Tổng số tiền của từng giao dịch và khoản tiền gửi.
• Số tiền rút khỏi tài khoản.
• Các khoản thanh toán cá nhân khác.
• Lãi suất kiếm được.
• Phí dịch vụ và tiền phạt liên quan đến tài khoản.
• Số dư cuối cùng trong tài khoản.

Sổ phụ Ngân hàng do ai lập?

Sổ phụ Ngân hàng lấy ở đâu?

Sổ phụ Ngân hàng lấy ở ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản.

Trường hợp nào nên sử dụng sổ phụ ngân hàng?

Sổ phụ ngân hàng nên được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân cần kiểm tra các giao dịch, số dư tài khoản hoặc đối chiếu với sổ sách kế toán.

• Đối chiếu các giao dịch thực tế với các nghiệp vụ hạch toán và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

• Khi cần chứng minh số dư tài khoản hoặc các giao dịch trong một khoảng thời gian nhất định cho mục đích vay vốn, đối tác hoặc cơ quan thuế.

• Khi cần báo cáo thuế, đặc biệt là thuế giá trị gia tăng (VAT), sổ phụ giúp xác nhận các khoản thu chi và thuế đã trả.

• Để lưu giữ thông tin giao dịch trong trường hợp cần tham khảo hoặc đối chiếu sau này, đặc biệt trong các giao dịch dài hạn hoặc khi có tranh chấp về tài chính.

Sổ phụ ngân hàng có bắt buộc phải sử dụng hay không?

Trên đây là bài viết Sổ phụ ngân hàng là gì? Những điều cần biết về sổ phụ ngân hàng. Theo dõi ngay Tikop.vn để nhận các bài viết mới nhất về Kiến thức tài chính!