Đối soát (Reconciliation) là gì? Quy trình đối soát phổ biến hiện nay

Đối soát là gì?

Khái niệm đối soát

Đối soát là quá trình đối chiếu, rà soát các số liệu kế toán giữa sổ sách kế toán (báo cáo, tài liệu, chứng từ liên quan) với tình hình thực tế của tổ chức. Đối soát được thực hiện định kỳ, đột xuất hoặc thường xuyên tùy vào thỏa thuận của các bên.

Mục đích của đối soát là đảm bảo sự minh bạch, chính xác của các giao dịch. Đồng thời, đối soát giúp phát hiện, xử lý các sai sót nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên.

Đối soát tiếng Anh là gì?

Đối soát tiếng Anh là Reconciliation.

Đối soát là thuật ngữ phổ biến trong Kế toán

Phân loại đối soát

Dưới đây là một số loại đối soát phổ biến để bạn tham khảo:

• Đối soát tiền thu hộ: Thực hiện đối soát trong các hoạt động kinh doanh online, đảm bảo chủ shop nhận được đúng số tiền thu hộ từ các đơn hàng online.

• Đối soát chi phí vận chuyển: Đảm bảo chủ shop trả đúng số tiền vận chuyển cho đơn vị vận chuyển.

• Đối soát công nợ: Giúp đảm bảo các bên thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán công nợ của mình.

Các loại đối soát phổ biến hiện nay

Ưu và nhược điểm của đối soát

Ưu điểm

Hoạt động đối soát đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:

• Tăng cường sự minh bạch: Việc thực hiện đối chiều, rà soát nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong việc thanh toán giữa hai bên, tránh các tranh chấp có thể xảy ra.

• Giảm rủi ro: Việc đối soát thường xuyên sẽ giảm thiểu rủi ro trong quá trình giao dịch. Trong trường hợp có sai sót, các tổ chức tài chính sẽ yêu cầu sửa chữa hoặc điều chỉnh lại để đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch.

• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Việc kiểm tra, cân bằng các khoản thanh toán tăng hiệu quả kinh doanh, đảm bảo sự minh bạch trong việc thanh toán. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động đầu tư kinh doanh.

>>> Đọc ngay: Báo cáo tài chính hợp nhất là gì? Cách lập báo cáo chi tiết nhất

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm ở trên thì hoạt động đối soát cũng có những nhược điểm nhất định, bao gồm:

• Tăng chi phí: Quá trình đối soát thường yêu cầu sử dụng nguồn lực và thời gian, điều này có thể dẫn đến việc tăng chi phí hoạt động, đặc biệt nếu cần sự hỗ trợ từ các bên thứ ba như các đơn vị kiểm toán.

• Phụ thuộc vào đơn vị kiểm toán: Đối soát có thể làm cho doanh nghiệp phụ thuộc vào đơn vị kiểm toán để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin tài chính. Sự phụ thuộc này có thể tạo ra rủi ro nếu đơn vị kiểm toán không đáp ứng đúng yêu cầu hoặc tiêu chuẩn.

• Vẫn tồn tại rủi ro về tính chính xác: Hoạt động đối soát không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro, sai sót, bao gồm việc các lỗi về nhập liệu hoặc sự hiểu nhầm trong việc xác nhận thông tin giao dịch. Để hạn chế tình trạng này, các tổ chức tài chính cần kiểm tra, đối soát thông tin giao dịch trước khi thực hiện thanh toán.

Ưu và nhược điểm của hoạt động đối soát trong doanh nghiệp

Quy trình thực hiện đối soát

Quy trình thực hiện đối soát cơ bản  bao gồm 4 bước, cụ thể:

• Bước 1: Xác nhận thông tin giao dịch giữa hai bên: Bao gồm các thông tin về ngày giao dịch, số tiền, các điều khoản giao dịch. Việc xác nhận thông tin giao dịch của hai bên nhằm đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quá trình thực hiện đối soát.

• Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch: Các tổ chức tài chính sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch, gồm các kiểm khoản và điều kiện của giao dịch có tuân thủ đúng hay không. Khi có sai sót thì tổ chức tài chính sẽ yêu cầu sửa chữa hoặc điều chỉnh nhằm đảm bảo sự hợp lệ của giao dịch đối soát.

• Bước 3: Thực hiện thanh toán: Các tổ chức tài chính sẽ thực hiện thanh toán giữa hai bên bằng hình thức chuyển khoản, tiền mặt hoặc các công cụ thanh toán điện tử khác.

• Bước 4: Cập nhật lên hệ thống: Sau khi hoàn thành đối soát, các tổ chức tài chính sẽ cập nhật thông tin mới nhất về giao dịch nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong lưu trữ thông tin.

>>> Xem thêm: Truy thu là gì? Khi nào cá nhân và doanh nghiệp bị truy thu thuế?

Quy trình thực hiện đối soát bao gồm 4 bước

6 sai lầm thường gặp trong quá trình đối soát

Sai lệch dữ liệu

Việc sai lệch trong dữ liệu là vấn đề phổ biến trong quá trình đối soát. Việc sai dữ liệu, sai chính tả, định dạng có thể dẫn đến việc sai lệch hoặc không khớp kết quả đối soát giữa các bên.

Sai lệch tài chính

Sai lệch về số tiền, tài chính có thể gây ra những sai sót trong nhập số liệu hoặc các thay đổi trong kết quả đối soát.

Không đúng tiến độ

Trong một số trường hợp, quá trình đối soát có thể gặp vấn đề về thời gian chậm trễ. Điều này có thể xảy ra nếu một bên không hoàn thành đối soát đúng hạn hoặc nếu có sự trì hoãn trong quá trình thực hiện.

Không thống nhất phương thức đối chiếu

Mỗi đơn vị sẽ áp dụng những phương thức đối soát khác nhau, điều này có thể dẫn đến sự khác biệt trong kết quả đối soát. Ví dụ, một bên sử dụng đối soát trực tuyến trong khi bên khác sử dụng đối soát qua fax hoặc thư điện tử.

>>> Đọc ngay: Tài khoản trích nợ là gì? Cách đăng ký trích nợ tự động đơn giản

Lỗi trong quá trình xử lý

Hoạt động đối soát có thể gặp lỗi hoặc sai sót trong quá trình xử lý, bao gồm việc sử dụng phần mềm xử lý dữ liệu hoặc các lỗi trong quá trình nhập liệu hoặc xử lý dữ liệu.

Thông tin không đầy đủ

Trong quá trình đối soát việc không đầy đủ thông tin có thể dẫn đến việc không khớp giữa các bên, ảnh hưởng đến kết quả đối soát.

6 sai lầm thường gặp trong quá trình đối soát

Lưu ý khi thực hiện đối soát

Để quá trình đối soát đảm bảo chính xác, hiệu quả thì cần lưu ý những điều dưới đây:

• Đảm bảo các thỏa thuận, điều khoản giữa hai bên trước khi bắt đầu quá trình đối soát. Điều này sẽ hạn chế việc tranh chấp không đáng có trong quá trình đối soát.

• Đối soát không nên chỉ thực hiện một lần mà nên được thực hiện định kỳ để phát hiện và sửa chữa sớm các vấn đề tài chính.

• Lưu trữ các kết quả và ghi chép về quá trình đối soát một cách cẩn thận, giúp đảm bảo có thể tra cứu và xem xét lại nếu cần thiết.

• Sử dụng các hệ thống, phương tiện đối soát như phần mềm đối soát trực tiếp, fax, email nhằm truyền tải thông tin đối soát nhanh chóng và chính xác.

• Đảm bảo các bên đối soát luôn có sự đồng ý, hiểu biết về quy trình và điều kiện đối soát.

Đối soát nên được thực hiện định kỳ để đảm bảo sự minh bạch, chính xác

Câu hỏi thường gặp

Mục đích của đối soát là gì?

Mục đích của đối soát là đảm bảo sự minh bạch, chính xác của các giao dịch của các bên. Đồng thời, đối soát giúp phát hiện, xử lý các sai sót nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên.

Có mấy loại đối soát nào?

Có 3 loại đối soát phổ biến là đối soát tiền thu hộ, đối soát chi phí vận chuyển và đối soát công nợ.

Ai thực hiện đối soát?

Tùy vào quy mô, đặc thù và cấu trúc tổ chức của từng doanh nghiệp mà việc đối soát được thực hiện bởi các đối tượng khác nhau như: Bộ phận kế toán, bộ phận tài chính hoặc đơn vị kiểm toán.

Khi nào cần thực hiện đối soát?

Đối soát được thực hiện định kỳ, đột xuất hoặc thường xuyên tùy vào thỏa thuận của các bên.

Trên đây là toàn bộ thông tin về đối soát là gì và quy trình thực hiện đối soát để bạn tham khảo. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về hoạt động đối soát này. Ngoài ra, đừng quên truy cập Tikop.vn để cập nhật kiến thức tài chính mới nhất mỗi ngày nhé!