Chi phí là gì? Phân loại chi phí trong doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Chi phí là gì?

Khái niệm về chi phí

Chi phí là tất cả các loại hao phí cần bỏ ra nhằm thực hiện một công việc nhất định trong hoạt động sản xuất kinh doanh như: Hao phí lao động, hao phí vật chất tính thành tiền và hao phí công cụ lao động. 

Một cách dễ hiểu thì chi phí là toàn bộ các khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả để có thể đạt được mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận. 

Việc xác định rõ chi phí là điều cần thiết, để thực hiện hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Tính toán chi phí có ý nghĩa rất lớn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:

• Giúp phân tích và lựa chọn phương án kinh doanh đem lại lợi nhuận tốt nhất cho doanh nghiệp

• Cải thiện sản phẩm và dịch vụ sẵn có

• Đánh giá năng suất và hiệu quả của doanh nghiệp

• Giúp đưa ra chủ trương làm giảm thiểu chi phí, nâng cao lợi nhuận. 

Chi phí là gì?

Chi phí tiếng Anh là gì?

Chi phí trong tiếng Anh được gọi là Cost.

Đặc điểm chung của chi phí

Chi phí bao gồm 3 đặc điểm chung như sau: 

•  Chi phí là hao phí tài nguyên (kể cả hữu hình và vô hình), vật chất, lao động.

• Chi phí phải gắn liền với mục đích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không phải chi phí cá nhân của các cá nhân trong doanh nghiệp.

• Phải định lượng được bằng tiền và được xác định trong một khoảng thời gian nhất định.

Phân loại chi phí doanh nghiệp

Phân loại chi phí

Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố chi phí

Phân loại chi phí sản xuất theo yếu tố chi phí giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí dễ dàng hơn. 

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố sau:

Yếu tố nguyên, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ… sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực).

Yếu tố nhiên liệu, động lực: sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).

Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động.

Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ: trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả lao động.

Yếu tố khấu hao tài sản cố định: phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ của tất cả tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh.

Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Phân loại chi phí theo khoản mục chi phí

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí theo giá thành sản phẩm. Chi phí được phân theo khoản mục, cách phân loại dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí theo từng đối tượng. Bao gồm 5 khoản mục chi phí sau:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.

Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản phải trả trực tiếp cho công nhân sản xuất, các khoản trích theo tiền lương của công nhân sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng đội sản xuất, chi phí sản xuất chung bao gồm các yếu tố sau.

• Chi phí nhân viên phân xưởng: bao gồm chi phí tiền lương, các khoản phải trả, các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng và đội sản xuất.

• Chi phí vật liệu: bao gồm chi phí vật liệu dùng chung cho phân xưởng sản xuất với mục đích là phục vụ quản lý sản xuất.

• Chi phí công cụ, dụng cụ: bao gồm về chi phí công cụ, dụng cụ ở phân xưởng để phục vụ sản xuất và quản lý sản xuất.

• Chi phí khấu hao TSCĐ: bao gồm toàn bộ chi phí khấu hao của TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất quản lý sử dụng.

• Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động phục vụ và quản lý sản xuất của phân xưởng và đội sản xuất.

• Chi phí khác bằng tiền: là các khoản trực tiếp bằng tiền dùng cho việc phục vụ và quản lý và sản xuất ở phân xưởng sản xuất.

Chi phí bán hàng: là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, dịch vụ như : chi phí quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng, chi phí nhân viên bán hàng và chi phí khác gắn liền đến bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa…

Chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất kinh doanh có tính chất chung của toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

• Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý,

• Chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng chung toàn bộ doanh nghiệp.

• Các loại thuế, phí có tính chất chi phí.

• Chi phí tiếp khách, hội nghị.

Phân loại chi phí theo 5 khoản mục chi phí

Phân loại chi phí theo công dụng

Chi phí được chia thành 3 công dụng sau:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, trực tiếp để tạo ra sản phẩm.

Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương, các khoản trích lương, chi phí mang tính chất lương cho nhân viên.

Chi phí sản xuất chung: bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp.

Phân loại theo nội dung chi phí

Chi phí được phân loại thành 5 nội dung sau:

Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm các chi phí sản xuất trong kỳ phát sinh.

Chi phí nhân công: Lương và các khoản được hạch toán theo lương.

Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là giá trị hao mòn của tài sản cố định đã được hạch toán trong các kỳ trước.

Chi phí dịch vụ mua ngoài.

Chi phí dịch vụ được mua bằng tiền.

Phân loại chi phí theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất

Chi phí phân theo mối quan hệ với sản lượng sản xuất được chia thành 2 loại sau: 

Chi phí cố định: Là những chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi của những yếu tố khác (mức độ hoạt động của đơn vị).

Chi phí biến đổi: Là những chi phí thay đổi theo tỷ lệ hoạt động của mức độ hoạt động sản xuất đơn vị.

Phân loại theo mối quan hệ với lợi nhuận

Chi phí phân theo mối quan hệ với lợi nhuận được chia thành 2 loại sau: 

Chi phí thời kỳ: là loại chi phí sẽ làm giảm lợi nhuận kinh doanh trong một số thời điểm của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí sản xuất doanh nghiệp.

Chi phí sản phẩm: là các khoản chi phí phát sinh tạo thành giá trị của vật tư, tài sản hoặc thành phẩm và nó được coi là một loại tài sản lưu động của doanh nghiệp và chỉ trở thành phí tổn khi sản phẩm được tiêu thụ.

Phân loại theo đối tượng tập hợp chi phí

Chi phí phân loại theo đối tượng tập hợp chi phí bao gồm 2 loại sau:

Chi phí trực tiếp: Là những khoản chi phí phát sinh được tập hợp trực tiếp cho một đối tượng tập hợp chi phí.

Chi phí gián tiếp: Là loại chi phí liên quan đến nhiều loại đối tượng, do đó người ta phải tổng hợp chi phí và tiến hành phân bổ theo những tiêu chí thích hợp.

Những điều cần biết về chi phí doanh nghiệp

Phân biệt chi phí và dòng tiền ra

Hiện nay, có rất nhiều người còn mơ hồ trong việc phân biệt chi phí và dòng tiền ra. Tuy nhiên, không phải cứ phát sinh việc chi tiền đều được liệt kê vào chi phí. Các khoản tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để nhằm mục đích hình thành lượng tài sản cần thiết cho doanh nghiệp được gọi là dòng tiền ra. 

Các khoản trả trước cho người bán trong nhiều kỳ nhưng lại tính hết vào chi phí một kỳ, trong kế toán gọi là chi phí trả trước. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa chi phí và dòng tiền ra để hạch toán trong báo cáo tài chính đúng và hợp lệ.

Phân biệt chi phí và hàng tồn kho mua vào

Khi mua sắm nguyên vật liệu nhập kho, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trong kỳ là không chính xác. Vì khi nào nguyên vật liệu đó được sản xuất mới được cấu thành chi phí doanh nghiệp. 

Chính vì thế, doanh nghiệp cần hiểu được chi phí là gì để có thể phân biệt giữa chi phí và hàng tồn kho mua vào để có những phương pháp hạch toán nội dung đúng cách.

Ghi nhận chi phí khấu hao tài sản

Doanh nghiệp thường ghi nhận toàn bộ nguyên giá tài sản vào phần chi phí trong phần mua, hoặc coi là chi phí đầu tư ban đầu mà không hạch toán vào các kỳ báo cáo. Đây là sai lầm thường gặp ở một số công ty mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ khi chưa có bộ phận – phòng ban kế toán chuyên nghiệp. 

Tài sản cũng là một loại hình của chi phí

Các nhầm lẫn này khiến doanh nghiệp ghi nhận thừa hoặc thiếu chi phí, dẫn đến việc đánh giá sai kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành trích khấu hao tài sản vào báo cáo các kỳ thay vì liệt kê một lần.

Ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí doanh nghiệp

Có rất nhiều khoản chi phí thực tế phát sinh hàng ngày trong doanh nghiệp nhưng bị bỏ qua vì nhiều yếu tố: chi phí nhỏ lẻ, không nằm trong phần dự chi của doanh nghiệp hoặc là bỏ xót. Tiêu biểu là chi phí lương của quản lý, chủ doanh nghiệp. 

Khoản chi phí này cũng cần tính cụ thể là lương của quản lý được đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này đảm bảo cho việc theo dõi lợi nhuận, cấu trúc của công ty quản lý một cách chính xác nhất.

Ghi nhận chi phí khi có hóa đơn

Một số doanh nghiệp có cách hiểu là sẽ ghi nhận chi phí khi nhận được hóa đơn từ người cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, chi phí được thành lập khi đảm bảo được ba điều kiện bao gồm: 

• Làm giảm giá trị tài sản.

• Tăng nợ phải trả.

• Được xác định đáng tin cậy và đảm bảo nguyên tắc phù hợp với doanh nghiệp.

Vậy nên, việc có hóa đơn nhưng không phát sinh khoản chi, hoặc khoản chi không phù hợp với nội dung của hóa đơn cũng sẽ khó được tính vào chi phí phát sinh. Cần hiểu rõ ngành nghề kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp để ghi nhận hóa đơn cũng như chi phí hợp lý.

Cách quản lý chi phí doanh nghiệp

Quản lý chi phí là một phần quan trọng trong các chiến lược tăng trưởng kinh doanh không những giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí dư thừa mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.

Cần quản trị chi phí trong doanh nghiệp để tối ưu lợi nhuận

Gắn kết hoạt động quản lý chi phí với mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng: doanh nghiệp chỉ có thể đạt lợi nhuận ở mức tăng trưởng cao khi có sự gắn kết chặt chẽ của 2 yếu tố: cắt giảm chi phí và gia tăng doanh số bán hàng. Nếu doanh nghiệp có khoản chi phí quá cao thì sẽ phải giới hạn các khoản đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh. 

Điều chỉnh mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực tế chi thu và chiến lược kinh doanh cụ thể: Công ty cần phải đặt ra mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn nhằm khích lệ các nhà quản lý đồng thuận về sự cắt giảm chi phí khác nhau để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, cũng cần xác định % lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và % có được từ nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác. 

Xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc quản lý chi phí hiện tại: Yếu tố tiên quyết để tạo nên sự hiệu quả cho hoạt động quản lý chi phí đó chính là việc thay đổi quy trình trong quản lý, tổ chức. Doanh nghiệp có thể thực hiện theo 2 cách sau:

• Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính cần phải rõ ràng, cụ thể, chính xác và có trọng điểm. Vì vậy, nhà quản lý có thể nắm rõ chi tiết về các chi phí trong doanh nghiệp cũng như toàn bộ kinh doanh.

• Có phương pháp giám sát mới: Cần liên tục cập nhật những biện pháp mới để có thể giám sát hoạt động của các chi phí. Từ đó, có những giải pháp nhằm ngăn ngừa việc chi tiêu không hợp lí.

Mối quan hệ giữa chi phí, chi tiêu và vốn

Chi phí gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh, được lấy từ vốn kinh doanh và được bù đắp từ thu nhập của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ngược lại, chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần của các loại vật tư tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp bất kể nó được dùng cho mục đích nào.

Chi phí và chi tiêu không những khác nhau về lượng mà còn khác nhau về thời gian. Có những khoản chi tiêu kỳ này chưa được tính vào chi phí và cũng có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng chưa chi tiêu (như chi phí trích trước).

Chi phí, chi tiêu và vốn có mối quan hệ mật thiết với nhau

Chi phí và chi tiêu có mối quan hệ nhất định. Chi tiêu là cơ sở phát sinh chi phí, không có chi tiêu thì cũng không có chi phí.

Chi phí khác với vốn, vốn là thể hiện bằng tiền những tài sản của doanh nghiệp nên bản thân chúng chưa tạo nên phí tổn.

Bảng phân biệt khái niệm chi phí, chi tiêu và vốn

Những câu hỏi thường gặp về chi phí

Thuế có phải là chi phí không?

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp rất nhiều loại thuế khác nhau như thuế TNCN, thuế GTGT, thuế môn bài, thuế nhập khẩu,…Tuy nhiên không phải lúc nào thuế cũng được xem là chi phí. 

Có bao nhiêu loại chi phí?

Về mặt pháp lý, chi phí được phân chia làm hai loại chủ yếu là chi phí hợp lý, hợp lệ và chi phí không hợp lý, không hợp lệ. Tuy nhiên, có nhiều cách phân loại chi phí khác nhau như: 

• Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động:

  • Chi phí sản xuất

  • Chi phí ngoài sản xuất

• Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế:

  • Chi phí nguyên liệu, vật liệu

  • Chi phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất  kinh doanh trong kỳ

  • Chi phí lương và các khoản phụ cấp lương

  • Chi phí BHYT, BHXH, phí công đoàn

  • Chi phí khấu hao TSCĐ

  • Chi phí dịch vụ mua ngoài

  • Chi phí bằng tiền khác

• Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động

  • Biến phí

  • Định phí

  • Chi phí hỗn hợp

• Phân loại chi phí theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả kinh doanh

  • Chi phí thời kỳ

  • Chi phí sản phẩm

Khi nào ghi nhận chi phí?

Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.

Trên đây là chia sẻ của Tikop về câu hỏi chi phí là gì? Có bao nhiêu loại chi phí phổ biến hiện nay? Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn đọc có thêm kiến thức tổng quát về chi phí trong doanh nghiệp. Theo dõi Tikop để cập nhật các kiến thức tài chính mới nhất nhé!