LÀM THẾ NÀO ĐỂ TIẾT KIỆM VÀ LÊN KẾ HOẠCH CHO MỘT ĐÁM CƯỚI?

Lập ngân sách cho đám cưới

Chi phí cho đám cưới là một trong những nỗi lo khiến cho các bạn nhức cả đầu, nào là chi phí chụp ảnh cưới, chi phí đặt đãi tiệc, chi phí cho xe hoa, chi phí làm bông cưới, trang sức cưới… Hãy kết thúc ngay lập tức nỗi lo lắng này với các gợi ý về việc lập ngân sách cho đám cưới dưới đây được thực hiện bởi Tikop.

Tất cả mọi chi phí đều được xác định và dự trù một cách khoa học và chính xác. Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát mọi chi phí liên quan đến đám cưới của mình mà không phải lo lắng thiếu hụt trước sau. Cùng khám phá ngay nhé.

Để có thể lập được ngân sách đám cưới phù hợp thì các bạn cần phải lên dự trù tổng lượng khách cho cả đám cưới. Cùng theo dõi trong phần dưới đây để hiểu chi tiết về cách lập ngân sách cụ thể nhé.

Ưu nhược điểm của việc lập kế hoạch ngân sách cho đám cưới

2.1 Ưu điểm

Ưu điểm lớn nhất của việc lập kế hoạch ngân sách cho đám cưới được xác định rõ ràng số lượng khách mời chính là các bạn có thể dễ dàng dự trù được các suất ăn để đặt tiệc, số chỗ ngồi để có thể dễ dàng kiểm soát và tối ưu được hết toàn bộ chi phí cho đám cưới của mình theo từng hạng mục cụ thể.

Cách lập ngân sách theo hình thức này sẽ giúp cho các bạn thấy rõ được toàn bộ chi phí, không sợ xảy ra tình trạng thiếu trước hụt sau khi chuẩn bị ngân sách để làm đám cưới.

Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ chỉ rõ cho các bạn thấy các bạn đang cần phải chi bao nhiêu tiền cho từng dịch vụ nào. Khoản ngân sách sẽ được tối ưu để các bạn có thể chi tiêu cho mỗi dịch vụ trong đám cưới là bao nhiêu và hạn chế các phát sinh không đáng có.

2.2 Nhược điểm

Nhược điểm chính phải kể tới của phương pháp này chính là các bạn không thể cố định được cụ thể ngân sách đám cưới ngay từ thời gian chuẩn bị ban đầu mà nó phụ thuộc rất lớn đến số lượng khách mời thực tế nhiều hay ít.

Số lượng khách mời càng đông thì phạm vi ngân sách dành cho đám cưới của các bạn sẽ càng nhiều lên, và ngược lại số lượng khách mời được thu hẹp thì ngân sách đám cưới của bạn cũng sẽ giảm bớt đáng kể.

Do không thể cố định được nguồn ngân sách cưới ngay từ ban đầu nên đòi hỏi các bạn phải có một nguồn tài chính ổn định dành cho đám cưới để phòng tránh các phát sinh trong suốt quá trình tổ chức.

Chi tiết các nhóm ngân sách

Sau đây chúng ta sẽ cùng phân tích cụ thể từng nhóm ngân sách bao gồm các loại chi phí chi cho những dịch vụ cần phải có cho đám cưới. Cụ thể như sau:

3.1 Nhóm ngân sách tổ chức tiệc (Nhóm A)

Nhóm này chiếm đến 50% tổng ngân sách dành cho đám cưới. Nhóm này bao gồm các loại chi phí sau đây:

• Ngân sách chi trả cho thực đơn mời khách trong tiệc cưới.

• Ngân sách chi trả cho đồ uống tại tiệc cưới.

• Ngân sách chi trả cho các loại dịch vụ đi kèm khi tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng, khách sạn. Cụ thể sẽ bao gồm: Chi phí cho MC, ban nhạc, ca sĩ hoạt náo, pháo kim tuyến, chi phí cho màn chiếu máy chiếu, múa khai mạc,...

• Ngân sách chi trả cho các bàn tiệc phát sinh, bàn tiệc dự bị.

3.2 Nhóm ngân sách để mua lễ vật, tráp hỏi (Nhóm B)

Nhóm ngân sách này chiếm khoảng 10% trên tổng ngân sách dành cho toàn bộ đám cưới. Nhóm này sẽ bao gồm các loại chi phí dùng để mua sắm các lễ vật, cụ thể như sau:

• Ngân sách chi phí để thuê người, đội bê tráp ăn hỏi.

• Ngân sách chi phí mua trầu cau, bánh trái ăn hỏi, trà rượu, heo quay, xôi chè,… Và cùng với đó là các loại lễ vật cưới khác.

• Ngân sách chi phí dùng để thuê tráp cưới.

• Ngân sách dùng để lì xì cho đội bê tráp sau ăn hỏi.

3.3 Nhóm ngân sách thuê trang phục và trang điểm (Nhóm C)

Nhóm C là nhóm ngân sách cũng sẽ chiếm khoảng 10% tổng ngân sách dành cho toàn bộ đám cưới. Nhóm này sẽ bao gồm các loại chi phí sau đây:

• Ngân sách để thuê hoặc để mua váy cưới cho cô dâu.

• Ngân sách để thuê hoặc mua áo Vest cưới cho chú rể.

• Ngân sách chi phí dùng để trang điểm cô dâu.

• Ngân sách cho các loại chi phí khác dành cho việc mua sắm phụ kiện của cô dâu và chú rể.

3.4 Nhóm ngân sách để chụp ảnh, quay phim (Nhóm D)

Nhóm D là nhóm ngân sách cũng có dự trù chiếm khoảng 10% tổng ngân sách để tổ chức toàn bộ đám cưới. Nhóm ngân sách này sẽ bao gồm các loại chi phí như sau:

• Ngân sách chi phí dùng để chụp ảnh cưới, làm album ảnh cưới.

• Ngân sách chi phí dùng để chụp ảnh và quay film toàn bộ lễ cưới trong ngày tiệc.

3.5 Nhóm ngân sách để trang trí (Nhóm E)

Nhóm E là nhóm ngân sách chiếm khoảng 5% tổng ngân sách dành cho toàn bộ đám cưới. Ngân sách chi phí cụ thể của các hoạt động trong nhóm E sẽ gồm có:

• Sử dụng để mua sắm vật dụng trang trí cho phòng cưới, hoặc trang trí nhà cửa tân hôn.

• Ngân sách dùng để trang trí lễ cúng gia tiên, bàn thờ lễ gia tiên.

3.6 Nhóm ngân sách mua trang sức, nhẫn cưới (Nhóm F)

Nhóm F là nhóm ngân sách sẽ chỉ chiếm khoảng 10% trong tổng số toàn bộ ngân sách dành cho đám cưới. Chi phí chủ yếu của nhóm này sẽ bao gồm các hạng mục sau:

• Ngân sách dùng để cặp nhẫn cưới cho cả hai vợ chồng.

• Ngân sách để mua bộ nữ trang cưới cho cô dâu trong tiệc cưới. Bộ nữ trang sẽ thường bao gồm: bông tai, dây lắc tay, dây chuyền đính mặt hoặc có thể có thêm cả một đến hai chiếc kiềng vàng.

3.7 Nhóm ngân sách làm thiệp cưới, xe hoa (Nhóm G)

Nhóm ngân sách G cũng sẽ chỉ chiếm khoảng 5% trên tổng ngân sách dành cho toàn bộ đám cưới. Nhóm ngân sách này sẽ bao gồm một loạt các loại chi phí như sau:

• Ngân sách để thiết kế và in ấn thiệp cưới.

• Ngân sách dùng để thuê xe hoa rước dâu.

• Ngân sách dùng để thuê xe chở, đón khách đi rước dâu, ăn hỏi.

• Ngân sách để mua và gói quà cưới tặng cho khách mời nếu có.

Các bước lập kế hoạch ngân sách cho đám cưới

Do phương pháp lập kế hoạch ngân sách đám cưới dựa trên số lượng khách mời nên gần như sẽ không thể cố định được ngay ngân sách chính xác của đám cưới từ ban đầu. Do đó, cách làm này sẽ chỉ có thể phù hợp với các bạn có cho mình khả năng tài chính tương đối tốt và ổn định. Cùng với đó là khả năng có thể chi trả cho những dịch vụ cưới có chất lượng cao đến rất cao.

Cách lập ngân sách dự trù cho đám cưới kiểu này cũng sẽ chỉ phù hợp cho các bữa tiệc cưới có số lượng khách mời từ khoảng 150 người trở lên (trong khoảng 15 bàn tiệc). Vì nếu như ít hơn thì sẽ dẫn đến việc ngân sách dành cho các mục đích khác như: dịch vụ cưới, hay việc chụp ảnh cưới, mua sắm nữ trang, lễ vật cưới, xe hoa… sẽ bị thu hẹp xuống rất thấp không đủ để có thể chi trả cho tất cả các dịch vụ này.

Phương pháp thành lập ngân sách cho đám cưới dự trù từ số lượng khách mời sẽ có tổng cộng 6 bước. Nếu các bạn có thể làm theo đủ 6 bước hướng dẫn như trong bài viết dưới đây thì các bạn đã hoàn toàn có thể xác định được rõ ràng ngân sách đám cưới của mình một cách cực kỳ chi tiết và đầy đủ nhất

4.1 Bước 1 - Dự trù tổng số khách mời

Các bạn nên biết rằng số lượng khách mời dự tiệc cưới sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đãi tiệc của bạn. Các bạn mời càng đông khách trong tiệc cưới thì chi phí cho đám cưới nói chung, cũng như chi phí đãi tiệc cưới nói riêng của bạn sẽ càng lớn lên trông thấy. Việc tính toán, cũng như lên danh sách toàn bộ các khách mời thật cẩn thận sẽ giúp các bạn kiểm soát rõ ràng các loại chi phí đãi tiệc cũng như nguồn ngân sách dành cho toàn bộ đám cưới của bạn.

Không nên mời khách một cách vô tội vạ, mà cần phải chọn lọc danh sách khách mời thật chi tiết và cẩn thận. Chỉ nên mời những người được coi là thật sự thân thiết với mình mà thôi. Nếu lên danh sách khách mời một cách bừa bãi, tràng giang đại hải, không có kế hoạch thì sẽ xảy ra trường hợp những người quen biết không quá thân thiết với bạn sẽ không tham gia và cũng sẽ không gửi tiền mừng cưới. Trong khi đó, suất ăn của họ đã được bạn đặt đầy đủ thì sẽ gây ra tình trạng lãng phí và đội ngân sách cưới một cách không cần thiết.

Chính vì thế, các bạn cần phải ước lượng thật chính xác hoặc gần chính xác số lượng khách mời dự kiến có thể chắc chắn tham dự tiệc cưới của bạn, trước khi tiến hành sang bước 2 của việc lập kế hoạch ngân sách cho đám cưới.

4.2 Bước 2 - Tính toán số bàn tiệc cần có

Thông thường trong các bữa tiệc cưới, người ta sẽ tính tiền dựa theo số bàn tiệc mà các bạn đặt. Chỉ có một số ít nhà hàng hoặc khách sạn sẽ tổ chức tiệc cưới theo dạng khác như buffet hoặc là tiệc đứng … thì sẽ tính chi phí dựa theo đầu người.

Những trường hợp như vậy thông thường là rất hiếm nên chúng ta sẽ không sử dụng cách tính toán chi phí của tiệc cưới theo đầu người, mà sẽ tính theo số lượng bàn tiệc như phần lớn các nhà hàng hiện nay đang áp dụng.

Do đó, từ số lượng khách mời đã được dự kiến, gia chủ có thể dễ dàng tính ra được số bàn tiệc cần có để đặt trong tiệc cưới của mình. Thông thường các nhà hàng tổ chức tiệc cưới đều sẽ chuẩn bị số ghế ngồi cho một bàn tiệc là khoảng từ 6 - 10 người (cũng có một số trường hợp đặc biệt nhà hàng sẽ chuẩn bị cho bàn tiệc là 12 người, tuy nhiên để có thể dễ tính chi phí và thống nhất thì đa số sẽ sử dụng số lượng 10 người là tối đa cho 1 bàn tiệc). Cách tính sẽ là lấy số lượng khách mời dự kiến chia cho 10 để tìm được số lượng bàn tiệc tối thiểu cần đặt.

4.3 Bước 3 - Xác định chi phí cho 1 bàn tiệc

Trong bước này gia chủ sẽ cần xác định chi phí dự kiến của một bàn tiệc mà các bạn sẽ đặt để chiêu đãi toàn bộ khách mời. Tùy thuộc vào phong cách của nhà hàng và các món ăn trong thực đơn mà đơn giá dành cho mỗi bàn tiệc sẽ cao hay thấp khác nhau.

Gia chủ có thể tham khảo một số thực đơn của các nhà hàng tiệc cưới mà bạn đang có dự định đặt tiệc trước khi xác định cụ thể giá của một bàn tiệc dự kiến sẽ là bao nhiêu.

Trong bài viết này, Tikop sẽ lựa chọn mức giá thực đơn ví dụ cho một bàn tiệc cơ bản là vào khoảng 3.500.000 đồng/bàn.

Từ giá thành của bàn tiệc dự kiến, chúng ta có thể tính được chi phí cho việc đãi tiệc như sau: 30 bàn x 3.500.000/bàn = 105.000.000 đồng.

Lưu ý: Chi phí 105.000.000 đồng này chỉ là chi phí cho riêng phần thực đơn của tổng cộng 30 bàn tiệc. Vì ngoài chi phí thực đơn, các bạn còn phải chi trả thêm một số các chi phí khác cho đồ uống và hay cho các dịch vụ cưới khác nữa tại nhà hàng tiệc cưới như đã đặt trước. Ví dụ như chi trả chi phí cho MC, chi phí cho vũ đoàn múa khai mạc, chi phí pháo kim tuyến, hay màn chiếu máy chiếu …

Các nhà hàng tiệc cưới hiện nay sẽ thường tính riêng chi phí cho đồ uống và chi phí cho thực đơn món ăn, có một số nhà hàng tiệc cưới sẽ thường có thêm các chương trình khuyến mãi như tặng bia rượu hoặc nước ngọt trong suốt tiệc cho khách đặt tiệc. Nếu số lượng bàn tiệc dựa trên thỏa thuận đủ điều kiện nhận ưu đãi mà nhà hàng đưa ra.

Ngoài ra, khi không có áp dụng các ưu đãi thì thường chi phí đồ uống sẽ chiếm khoảng 10% hoá đơn, ta sẽ tính được như sau: 105.000.000đ x 10%= 10.500.000đ.

Chúng ta cũng cần tính luôn chi phí dự trù cho các loại dịch vụ đi kèm của nhà hàng như: MC, vũ đoàn,... chiếm khoảng 5% chi phí thực đơn và cụ thể như sau: 105.000.000 đ x 5% = 5.250.000 đồng

4.4 Bước 4 - Dự trù chi phí tiệc

Ở bước 3 chúng ta đã tiến hành tính toán được chi phí tổ chức tiệc cưới sẽ bao gồm tổng 3 khoản chi phí là tiệc mặn, đồ uống, các chi phí đi kèm. Cộng tất cả 3 chi phí trên ta sẽ có tổng chi phí cần có cho việc tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng đó là 120.750.000 đồng.

Đây là mức chi phí tối thiểu mà các bạn cần phải có để chuẩn bị cho đám cưới của mình với số lượng khách mời trong khoảng 30 bàn tiệc.

4.5 Bước 5 - Phân bổ ngân sách chi tiêu

Một đám cưới được cho là trọn vẹn và hoàn hảo sẽ được tạo thành từ nhiều các hoạt động dịch vụ cưới khác nhau. Đây là một trong những kết luận đã được đưa ra thông qua một kết quả nghiên cứu về việc lên kế hoạch phân bổ ngân sách cưới tại Việt Nam rất đáng để mọi người chúng ta cùng tham khảo.

Theo đó, họ đã chia các ngân sách cho dịch vụ tiệc cưới ra làm 7 nhóm từ A đến G. Và tùy thuộc vào tính chất của mỗi nhóm dịch vụ, để cuối cùng có thể rút ra được tỉ lệ phần trăm ngân sách mà mỗi nhóm này sẽ chiếm dựa trên tổng ngân sách của toàn bộ đám cưới.

Sau đây là danh sách cụ thể của các nhóm và tỉ lệ phần trăm chi tiết ngân sách dành cho mỗi nhóm như sau:

• Nhóm A là nhóm ngân sách chi phí cho tiệc cưới chiếm tỉ lệ cao nhất khoảng 50%

• Nhóm B là nhóm ngân sách chi phí để mua lễ vật cưới chiếm khoảng 10%

• Nhóm C là nhóm ngân sách chi phí để thuê trang phục cưới và trang điểm cô dâu chiếm khoảng 10%

• Nhóm D là nhóm ngân sách chi phí cho việc chụp ảnh cưới và quay phim lễ cưới chiếm khoảng 10%

• Nhóm E là nhóm ngân sách chi phí để trang trí và làm hoa cưới chiếm khoảng 5%

• Nhóm F là nhóm ngân sách chi phí để mua nhẫn cưới và trang sức cô dâu chiếm khoảng 10%

• Nhóm G là nhóm ngân sách chi phí để in ấn thiệp cưới và thuê xe hoa chiếm khoảng 5%

4.6 Bước 6 - Phân bổ chi tiêu từng hạng mục chi tiêu

Thông qua tỷ lệ ở trên chắc hẳn các bạn cũng đã xác định được ngân sách chi tiết cho đám cưới cho nhóm A là nhóm ngân sách chủ chốt của tiệc cưới thông qua việc xác định số lượng khách mời dự kiến. Tiếp theo, dựa vào tỉ lệ phần trăm đã phân bổ của các nhóm còn lại, là chúng ta có thể dễ dàng tính ra ngân sách cụ thể cho các nhóm ngân sách C,D,E,F,G.

Thêm một ví dụ nữa, các bạn có thể xác định được ngân sách dành cho nhóm A, cũng chính là tổng chi phí dành cho toàn bộ việc tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng là khoảng 120.000.000 đồng.

Từ đó các bạn có thể dễ dàng tính được lượng ngân sách các nhóm còn lại phân bổ theo tỷ lệ phần trăm của nó. Kết quả cụ thể của ngân sách từng nhóm sẽ được tính ra thật cụ thể như bảng bên dưới đây. Trong đó thì ngân sách nhóm A là đã được xác định là 120.000.000 đồng.

Kết luận

Dựa vào bài viết trên đây của Tikop hy vọng các bạn đã có thể dễ dàng hình dung và biết cách thiết lập cho mình một kế hoạch về ngân sách tổ chức đám cưới một cách hoàn thiện nhất.