Payslip là gì? Tầm quan trọng và các thông tin có trong Payslip

Payslip là gì?

Payslip, hay còn gọi là bảng lương, là một tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về thu nhập cá nhân của mỗi nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Trên Payslip, thông tin bao gồm mức lương cơ bản, các khoản thu nhập bổ sung như thưởng, phụ cấp, tiền tăng ca, cũng như các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.

Payslip không chỉ là một tài liệu xác nhận thu nhập cá nhân mà còn là bằng chứng để doanh nghiệp thực hiện thanh toán tiền lương cho nhân viên. Mọi doanh nghiệp đều có trách nhiệm cung cấp Payslip cho nhân viên hàng tháng.

Payslip có thể được cung cấp dưới dạng bản mềm hoặc file cứng

Vai trò của Payslip

Đối với người lao động

• Thông tin thu nhập của người lao động: Payslip cung cấp thông tin chi tiết về thu nhập hàng tháng của người lao động, bao gồm cả lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ. Từ đó người lao động hiểu rõ về tổng thu nhập mình nhận được từ công việc và có thể quản lý tài chính cá nhân một cách hiệu quả.
• Căn cứ để đóng thuế thu nhập cá nhân: Thông tin về thu nhập trên Payslip cung cấp căn cứ cho việc tính toán và đóng các khoản thuế thu nhập cá nhân. Người lao động có thể sử dụng Payslip làm bằng chứng khi khai báo thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về nộp thuế.
• Chứng nhận khi đàm phán lương: Payslip cũng có thể được sử dụng như một chứng nhận về mức lương hiện tại của người lao động trong quá trình đàm phán về lương hoặc khi xin việc mới. Thông tin trên Payslip giúp họ có thể đề xuất hoặc đàm phán mức lương công bằng và phản ánh đúng năng lực và kinh nghiệm của mình.

>>Xem thêm: Lương Net là gì? Cách quy đổi lương Net sang Gross chính xác nhất

Đối với người sử dụng lao động

• Tuân thủ pháp luật: Việc cung cấp Payslip cho nhân viên không chỉ là một nhu cầu của công việc mà còn là một nghĩa vụ pháp lý. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật lao động về việc cung cấp thông tin về thu nhập và các quyền lợi khác của nhân viên.
• Quản lý nhân sự: Thông tin trên Payslip cung cấp cho người sử dụng lao động cái nhìn tổng quan về tình trạng tài chính của nhân viên và giúp quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn, đưa ra các quyết định liên quan đến lợi ích nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
• Chứng cứ đối soát với nhân viên: Payslip cung cấp một bằng chứng rõ ràng về việc thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, người sử dụng lao động đối phó với bất kỳ tranh chấp nào có thể phát sinh về việc thanh toán lương và đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự.

 Payslip là một tài liệu quan trọng

Các thông tin có trong Payslip

Dưới đây là các thông tin thường có trong Payslip:

Thông tin nhân sự

• Họ tên đầy đủ của nhân viên.
• Mã nhân viên hoặc số nhận dạng cá nhân.
• Chức danh và bộ phận làm việc của nhân viên.

Số ngày công

Số ngày hoặc giờ làm việc trong kỳ thanh toán.

Thu nhập cố định

• Lương thỏa thuận: Mức lương được thỏa thuận ban đầu.
• Lương cơ bản: Mức lương căn bản của nhân viên.
• Phụ cấp lương: Các khoản phụ cấp được tính vào thu nhập cố định.

 Payslip là minh chứng cho công việc mà bạn đã làm

Thu nhập khác

• Thưởng: Tiền thưởng hoặc phần thưởng được nhận trong kỳ.
• OT (overtime): Tiền làm thêm giờ ngoài giờ làm việc chính thức.
• Thu nhập khác: Các khoản thu nhập bổ sung khác như tiền hoa hồng, trợ cấp đặc biệt.

Khoản khấu trừ thu nhập

• Bảo hiểm xã hội: Các khoản đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.
• Công đoàn phí: Khoản phí phải nộp cho tổ chức công đoàn nếu áp dụng.
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Số tiền thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ theo quy định của pháp luật.
• Giảm trừ gia cảnh: Các khoản giảm trừ thuế theo các điều kiện gia cảnh cá nhân như số người phụ thuộc, hộ khẩu, ...

Các thông tin này giúp nhân viên hiểu rõ về thu nhập và các khoản khấu trừ, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc thanh toán lương.

>>Xem thêm: Bài học quản lý tài chính cá nhân đến từ các chuyên gia

Phân biệt Payslip điện tử và Payslip giấy

Bảng so sánh giữa Payslip điện tử và Payslip giấy:

>>Xem thêm: 8 Bước để lập kế hoạch quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Payslip là cơ sở để bạn kiểm tra và quản lý tài chính cá nhân 

Có thể nhận Payslip qua đâu?

Bạn có thể nhận Payslip qua các kênh sau:

• Email: Nhiều doanh nghiệp cung cấp Payslip điện tử qua email cho nhân viên. Email rất tiện lợi và giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc gửi bằng đường bưu điện.
• Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS): Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống HRMS để tự động tạo và gửi Payslip cho nhân viên thông qua mạng nội bộ của công ty.
• Ứng dụng di động: Một số doanh nghiệp cung cấp ứng dụng di động cho nhân viên, trong đó họ có thể xem và tải xuống Payslip mọi lúc mọi nơi.
• Trang web công ty: Payslip cũng có thể được tải xuống từ trang web của công ty sau khi nhân viên đăng nhập vào hệ thống.
• Giao nhận trực tiếp: Trong trường hợp không thể gửi Payslip qua các kênh trên, nhân viên có thể nhận được bản in của Payslip trực tiếp từ bộ phận nhân sự hoặc qua đường bưu điện.
• Thư từ: Trong trường hợp khẩn cấp hoặc khi không thể truy cập vào các kênh trên, Payslip có thể được gửi qua thư từ đến địa chỉ nhà của nhân viên. 

>>Xem thêm: Tự do tài chính là gì? 4 nguyên tắc và 5 bí kíp để sớm đạt được tự do tài chính

Tùy thuộc vào quy trình của từng doanh nghiệp mà hình thức nhận Payslip có thể khác nhau 

Làm gì khi Payslip có vấn đề?

Khi bạn phát hiện Payslip của mình có vấn đề, bạn có thể xử lý như sau:

Kiểm tra lại thông tin

Bắt đầu bằng việc kiểm tra lại tất cả các thông tin trên Payslip để đảm bảo tính chính xác. Hãy kiểm tra thông tin cá nhân, thông tin lương, các khoản thưởng và khấu trừ để đảm bảo rằng không có sai sót nào.

Liên hệ bộ phận chịu trách nhiệm

Trong trường hợp phát hiện ra sai sót, hãy liên hệ ngay với bộ phận chịu trách nhiệm về bảng lương hoặc phòng nhân sự của công ty. Thông báo chi tiết về lỗi sai bạn phát hiện để họ có thể tiến hành điều chỉnh và sửa chữa.

Kiểm tra lại hợp đồng lao động và chính sách công ty

Nếu sau khi liên hệ với bộ phận chịu trách nhiệm mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, hãy xem xét lại hợp đồng lao động và các chính sách của công ty. Nếu bạn cảm thấy rằng công ty đã vi phạm các điều khoản trong hợp đồng hoặc các chính sách công ty, bạn có thể nộp đơn khiếu nại dựa trên luật lao động và tìm sự hỗ trợ từ bên thứ ba như một luật sư để giải quyết vấn đề.

Nhân viên thường cần liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc quản lý để biết cách nhận được Payslip của mình

Payslip không chỉ là một tài liệu thông tin về thu nhập mà còn là một công cụ quan trọng giúp người lao động hiểu rõ về các khoản thu và chi, cũng như các quy định liên quan đến lương và phúc lợi. Hy vọng bài viết của Tikop sẽ giúp bạn cẩn thận và hiểu rõ Payslip, đảm bảo rằng tình hình tài chính cá nhân của mình được quản lý một cách chính xác và hiệu quả. Đừng quên theo dõi kiến thức tài chính để cập nhật nhiều bài học hữu ích.