Payslip là gì? Tầm quan trọng và các thông tin có trong Payslip

Payslip là gì?

Payslip, hay còn gọi là phiếu lương, là tài liệu thể hiện chi tiết thu nhập của người lao động trong một kỳ lương nhất định (thường là hàng tháng). Trên Payslip, bạn sẽ thấy đầy đủ thông tin về lương cơ bản, các khoản thu nhập bổ sung như thưởng, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, cùng các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.

Theo quy định tại Điều 105 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp phiếu lương cho người lao động khi chi trả tiền lương. Đây không chỉ là bằng chứng xác nhận việc thanh toán lương mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch trong quan hệ lao động.

Payslip có thể được cung cấp dưới dạng bản mềm hoặc file cứng

Vai trò của Payslip

Đối với người lao động:

• Minh bạch thông tin thu nhập: Payslip cung cấp thông tin chi tiết về thu nhập hàng tháng, bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ. Từ đó, bạn có thể hiểu rõ tổng thu nhập thực nhận và quản lý tài chính cá nhân hiệu quả hơn.
• Căn cứ khai báo thuế: Thông tin trên Payslip là cơ sở để tính toán và đóng thuế thu nhập cá nhân. Bạn có thể sử dụng Payslip làm chứng từ khi khai báo thuế và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
• Chứng minh thu nhập khi cần thiết: Payslip có giá trị pháp lý khi bạn cần chứng minh thu nhập trong các trường hợp như xin vay ngân hàng, đàm phán lương ở công việc mới, hoặc làm thủ tục visa. Đây là tài liệu quan trọng phản ánh năng lực tài chính của bạn.
• Công cụ giám sát quyền lợi: Thông qua Payslip, bạn có thể kiểm tra xem doanh nghiệp có đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc hay không, từ đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

>>Xem thêm: Lương Net là gì? Cách quy đổi lương Net sang Gross chính xác nhất

Đối với người sử dụng lao động:

• Tuân thủ pháp luật: Việc cung cấp Payslip cho nhân viên không chỉ là một nhu cầu của công việc mà còn là một nghĩa vụ pháp lý. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật lao động về việc cung cấp thông tin về thu nhập và các quyền lợi khác của nhân viên.
• Quản lý nhân sự: Thông tin trên Payslip cung cấp cho người sử dụng lao động cái nhìn tổng quan về tình trạng tài chính của nhân viên và giúp quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn, đưa ra các quyết định liên quan đến lợi ích nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
• Chứng cứ đối soát với nhân viên: Payslip cung cấp một bằng chứng rõ ràng về việc thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên, người sử dụng lao động đối phó với bất kỳ tranh chấp nào có thể phát sinh về việc thanh toán lương và đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quản lý nhân sự.

 Payslip là một tài liệu quan trọng

Các thông tin có trong Payslip

Dưới đây là các thông tin thường có trong Payslip:

• Thông tin nhân sự: Bao gồm họ tên của người lao động, Mã nhân viên hoặc số nhận dạng cá nhân, Chức danh và bộ phận làm việc của nhân viên.

• Số ngày công: Số ngày hoặc giờ làm việc trong kỳ thanh toán.

• Thu nhập cố định: Thường bao gồm lương cơ bản, phụ cấp,...

• Thu nhập khác: Các khoản tiền thưởng được nhận trong kỳ, tiền công OT, hoa hồng,....

• Khoản khấu trừ thu nhập: Phần này gồm Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Thuế TNCN, Phí công đoàn,....

Sau khi trừ tất cả các khoản trên, phần còn lại chính là thu nhập thực nhận (Net Salary) mà bạn sẽ nhận được.

 Payslip là minh chứng cho công việc mà bạn đã làm

>>Xem thêm: Bài học quản lý tài chính cá nhân đến từ các chuyên gia

Phân biệt Payslip điện tử và Payslip giấy

Bảng so sánh giữa Payslip điện tử và Payslip giấy:

>>Xem thêm: 8 Bước để lập kế hoạch quản lý tài chính cá nhân hiệu quả

Payslip là cơ sở để bạn kiểm tra và quản lý tài chính cá nhân 

Có thể nhận Payslip qua đâu?

Tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp, bạn có thể nhận Payslip qua các kênh sau:

• Email công ty: Đây là phương thức phổ biến nhất hiện nay. Phòng nhân sự sẽ gửi file Payslip (thường là PDF có mã bảo vệ) đến email cá nhân của bạn vào cuối mỗi kỳ lương.
• Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS): Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự như SAP, Oracle HCM, hoặc các hệ thống nội bộ. Bạn có thể đăng nhập vào hệ thống này để xem và tải Payslip.
• Ứng dụng di động: Một số công ty phát triển ứng dụng di động riêng cho nhân viên, trong đó có tính năng xem và tải Payslip hàng tháng.
• Cổng thông tin nội bộ: Bạn có thể truy cập vào website nội bộ của công ty, đăng nhập bằng tài khoản cá nhân để tải Payslip.
• Nhận trực tiếp: Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc theo yêu cầu của người lao động, Payslip có thể được in và trao tay trực tiếp.
• Gửi qua đường bưu điện: Trong một số trường hợp đặc biệt, Payslip có thể được gửi đến địa chỉ nhà của bạn qua đường bưu điện.

Lưu ý: Bạn nên lưu trữ Payslip cẩn thận, ít nhất trong vòng 5 năm, để có thể sử dụng khi cần thiết cho các mục đích như khai thuế, chứng minh thu nhập hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

>>Xem thêm: Tự do tài chính là gì? 4 nguyên tắc và 5 bí kíp để sớm đạt được tự do tài chính

Tùy thuộc vào quy trình của từng doanh nghiệp mà hình thức nhận Payslip có thể khác nhau 

Làm gì khi Payslip có vấn đề?

Khi bạn phát hiện Payslip của mình có vấn đề, bạn có thể xử lý như sau:

Kiểm tra lại thông tin

Bắt đầu bằng việc kiểm tra lại tất cả các thông tin trên Payslip để đảm bảo tính chính xác. Hãy kiểm tra thông tin cá nhân, thông tin lương, các khoản thưởng và khấu trừ để đảm bảo rằng không có sai sót nào.

Liên hệ bộ phận chịu trách nhiệm

Trong trường hợp phát hiện ra sai sót, hãy liên hệ ngay với bộ phận chịu trách nhiệm về bảng lương hoặc phòng nhân sự của công ty. Thông báo chi tiết về lỗi sai bạn phát hiện để họ có thể tiến hành điều chỉnh và sửa chữa.

>> Xem thêm: Bạc 950 là gì

Kiểm tra lại hợp đồng lao động và chính sách công ty

Nếu sau khi liên hệ với bộ phận chịu trách nhiệm mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, hãy xem xét lại hợp đồng lao động và các chính sách của công ty. Nếu bạn cảm thấy rằng công ty đã vi phạm các điều khoản trong hợp đồng hoặc các chính sách công ty, bạn có thể nộp đơn khiếu nại dựa trên luật lao động và tìm sự hỗ trợ từ bên thứ ba như một luật sư để giải quyết vấn đề.

Nhân viên thường cần liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc quản lý để biết cách nhận được Payslip của mình

Payslip không chỉ là một tài liệu thông tin về thu nhập mà còn là một công cụ quan trọng giúp người lao động hiểu rõ về các khoản thu và chi, cũng như các quy định liên quan đến lương và phúc lợi. Hy vọng bài viết của Tikop sẽ giúp bạn cẩn thận và hiểu rõ Payslip, đảm bảo rằng tình hình tài chính cá nhân của mình được quản lý một cách chính xác và hiệu quả. Đừng quên theo dõi kiến thức tài chính để cập nhật nhiều bài học hữu ích.