Ủy nhiệm chi là gì? [A - Z] về cách viết và quy trình thanh toán

Ủy nhiệm chi là gì?

Khái niệm

Ủy nhiệm chi là hình thức thanh toán giữa hai bên thông qua một đơn vị trung gian, thường là ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước.

Quy trình thực hiện:

• Lập lệnh thanh toán: Bên trả tiền sẽ lập lệnh ủy nhiệm chi, cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân của cả hai bên và thông tin giao dịch.
• Gửi lệnh đến ngân hàng: Lệnh này được gửi trực tiếp đến ngân hàng.
• Trích tiền: Ngân hàng sẽ dựa vào ủy nhiệm chi để trích tiền từ tài khoản của bên trả sang tài khoản của bên nhận.

Nếu có sai sót trong ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ trả lại giấy ủy nhiệm và không thực hiện lệnh chi cho đến khi có thỏa thuận mới giữa các bên.

Lưu ý: Ủy nhiệm chi không phải là ngân hàng chi hộ cho khách hàng. Khách hàng phải trực tiếp lập và ký tên trên ủy nhiệm chi, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian. Nếu ngân hàng tự động trích tiền mà không có yêu cầu từ khách hàng, họ sẽ phải chịu trách nhiệm pháp luật.

>> Xem thêm: Tài khoản ngân hàng là gì? Các loại tài khoản ngân hàng phổ biến

Tìm hiểu ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi tiếng Anh là gì?

Ủy nhiệm chi tiếng Anh là Payment Order.

Ví dụ về ủy nhiệm chi

Những mẫu giấy ủy nhiệm chi của ngân hàng thông dụng:

Mẫu 1, mẫu 2 giấy ủy nhiệm chi của ngân hàng

Mẫu 3, mẫu 4 giấy ủy nhiệm chi của ngân hàng

Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?

Ủy nhiệm chi là một công cụ tài chính hiệu quả, hỗ trợ việc chuyển tiền nhanh chóng và an toàn. Thay vì phải trực tiếp vận chuyển tiền mặt, ủy nhiệm chi giúp bạn ủy thác giao dịch cho ngân hàng, qua đó giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự chính xác.

Chức năng chính của ủy nhiệm chi:

• Thanh toán an toàn: Số tiền từ tài khoản của người gửi sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản của người nhận, đảm bảo tính an toàn và minh bạch.
• Chuyển khoản tiện lợi: Hỗ trợ chuyển tiền giữa các tài khoản trong cùng hệ thống ngân hàng. Đối với giao dịch liên ngân hàng, số tiền sẽ được xử lý thông qua tài khoản trung gian chuyển khoản phải trả.

Để thực hiện ủy nhiệm chi, người chuyển tiền cần đảm bảo số dư trong tài khoản đủ để chi trả. Ngoài ra, một khoản phí dịch vụ nhỏ sẽ được áp dụng theo chính sách của ngân hàng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ.

Các loại ủy nhiệm chi phổ biến hiện nay

Ủy nhiệm chi gồm hai loại phổ biến: lệnh chi online và lệnh chi tại quầy giao dịch.

• Lệnh chi online: Doanh nghiệp truy cập website ngân hàng, điền thông tin vào mẫu ủy nhiệm chi, sau đó in ra và nộp tại ngân hàng.
• Lệnh chi tại quầy: Kế toán doanh nghiệp trực tiếp đến quầy giao dịch ngân hàng và điền vào mẫu ủy nhiệm chi tại đó.

Có 2 loại ủy nhiệm chi phổ biến

Chi tiết nội dung của ủy nhiệm chi

Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, ủy nhiệm chi cần đảm bảo các nội dung bắt buộc sau:

"a) Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ;

b) Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi;

c) Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;

d) Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;

đ) Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;

e) Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;

g) Nội dung thanh toán;

h) Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;

i) Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán;

k) Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có)."

Ngân hàng có thể bổ sung thêm nội dung để phù hợp với yêu cầu quản lý riêng nhưng vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật.

>> Xem thêm: Ngân hàng thụ hưởng là gì? Các lỗi thường gặp khi chuyển tiền

Những quy định về ủy nhiệm chi

Quy định về số liên

Ủy nhiệm chi được lập thành 2 liên:

• Liên ngân hàng: Ngân hàng lưu giữ để phục vụ việc đối chiếu và quản lý giao dịch.
• Liên khách hàng: Giao lại cho khách hàng làm chứng từ đối chiếu sổ sách hoặc lưu trữ nội bộ.

Quy định về chữ ký

Chữ ký trên ủy nhiệm chi là yếu tố quan trọng, đảm bảo tính pháp lý của giao dịch. Theo quy định:

• Người ký: Là người có thẩm quyền của pháp nhân, thường là giám đốc hoặc kế toán trưởng.
• Trường hợp ủy quyền: Người được ủy quyền bởi kế toán trưởng hoặc giám đốc cũng có thể ký thay.
• Yêu cầu chữ ký: Phải khớp với mẫu chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng để được chấp nhận.

Quy định về đóng dấu

Con dấu trên ủy nhiệm chi cần được đóng rõ ràng, ngay ngắn, sử dụng đúng màu mực theo quy định pháp luật. Vị trí đóng dấu chèn lên 1/3 chữ ký về phía bên trái để đảm bảo tính hợp lệ và dễ nhận diện.

Ủy nhiệm chi phải đảm bảo tuân thủ các quy định

Cách viết giấy ủy nhiệm chi

Phần dành cho Doanh nghiệp

• Ngày, tháng, năm: Ghi rõ ngày tháng thực hiện giao dịch.
• Đơn vị chi trả: Tên doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
• Số tài khoản: Số tài khoản của doanh nghiệp dùng để chuyển tiền.
• Tại ngân hàng: Ghi đầy đủ tên ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
• Đơn vị thụ hưởng: Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận tiền.
• CCCD/CMND, hộ chiếu: Ghi rõ số CCCD/CMND hoặc hộ chiếu (nếu có yêu cầu), bao gồm ngày cấp, nơi cấp; phần điện thoại có thể bỏ trống nếu không bắt buộc.
• Số tài khoản: Kiểm tra kỹ và ghi chính xác số tài khoản của đơn vị thụ hưởng.
• Tại ngân hàng: Ghi tên ngân hàng nơi đơn vị thụ hưởng mở tài khoản.
• Số tiền bằng số: Điền chính xác số tiền cần thanh toán. Ví dụ: 50,000,000 VNĐ.
• Số tiền bằng chữ: Ghi số tiền tương ứng bằng chữ, viết hoa chữ cái đầu. Ví dụ: Ba mươi triệu đồng.
• Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán, chẳng hạn: Thanh toán tiền mua hàng ngày 31/10/2023.
• Đơn vị trả tiền: Chủ tài khoản ký tên và đóng dấu hợp lệ (dấu cần chèn lên 1/3 chữ ký bên trái).

Phần dành cho Ngân hàng

• Số bút toán: Ghi số thứ tự của giao dịch được thực hiện.
• Loại tiền: Ghi rõ loại tiền, ví dụ: Việt Nam Đồng (VND).
• Tài khoản ghi nợ: Điền tài khoản bị trừ tiền.
• Tài khoản ghi có: Điền tài khoản được nhận tiền.
• Kế toán: Ký tên và đóng dấu xác nhận.

Lưu ý: Kiểm tra cẩn thận mọi thông tin trước khi nộp ủy nhiệm chi để tránh sai sót làm chậm quá trình giao dịch.

>> Xem thêm: Ngân hàng liên doanh là gì? Các ngân hàng liên doanh tại Việt Nam

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi và gửi đến ngân hàng nơi mở tài khoản để yêu cầu trích tài khoản thanh toán cho bên thụ hưởng. Ngân hàng sẽ hướng dẫn khách hàng cách lập và phương thức giao nhận ủy nhiệm chi, đảm bảo tuân thủ theo quy định tại Thông tư 46/2014/TT-NHNN và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ:

• Đối với chứng từ giấy: Kiểm soát theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng. Chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên, ghi rõ ràng và có đủ chữ ký, dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng.

• Đối với chứng từ điện tử: Kiểm soát nội dung chứng từ và các thông tin kỹ thuật theo quy định. Ngân hàng cần kiểm tra số dư tài khoản và khả năng thanh toán. Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc không đảm bảo khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ thông báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa.

Xử lý chứng từ và hạch toán

Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền: 

Nếu ủy nhiệm chi hợp pháp và có khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ:

• Hạch toán vào tài khoản của bên trả tiền và bên thụ hưởng trong vòng 01 ngày làm việc nếu cả hai bên đều có tài khoản tại cùng ngân hàng.
• Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, ngân hàng sẽ lập lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng.

Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Khi nhận lệnh chuyển tiền, ngân hàng sẽ kiểm soát chứng từ:

• Nếu hợp pháp, hạch toán vào tài khoản của bên thụ hưởng trong vòng 01 ngày làm việc.
• Nếu có sai sót, yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền. Nếu bên thụ hưởng không đến nhận tiền trong 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền, ngân hàng sẽ lập lệnh hoàn trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Nếu ủy nhiệm chi hợp pháp và có khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ xử lý như sau:

• Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản tại cùng ngân hàng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng sẽ hạch toán vào tài khoản của cả hai bên và thông báo báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.
• Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, ngân hàng sẽ lập lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng trong vòng 01 ngày làm việc.

Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng sẽ kiểm soát chứng từ:

• Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, trong 01 ngày làm việc, ngân hàng phải hạch toán vào tài khoản của bên thụ hưởng và báo Có.
• Nếu có sai sót, ngân hàng sẽ yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc.
• Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, ngân hàng sẽ hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền trong 01 ngày làm việc.

Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán:

• Ngân hàng sẽ kiểm soát chứng từ và hạch toán vào tài khoản thích hợp, thông báo cho bên thụ hưởng. Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, họ phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. Nếu là tổ chức, cần có giấy tờ chứng minh tư cách đại diện.

• Nếu bên thụ hưởng không đến nhận tiền trong 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền, ngân hàng sẽ lập lệnh hoàn trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có

Ngân hàng phải thực hiện báo Nợ và báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo thỏa thuận đã được thống nhất, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

Mô tả quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Ưu điểm và nhược điểm của ủy nhiệm chi

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian: Bên trả không cần phải trực tiếp giao dịch với bên nhận. Thay vào đó, họ có thể ủy thác toàn bộ quy trình cho ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Quy trình đơn giản: Ủy nhiệm chi là một phương thức thanh toán nhanh chóng và dễ dàng, được thực hiện bởi ngân hàng, giúp các bên tham gia tiết kiệm công sức.
• An toàn và bảo mật: Ngân hàng có quy trình kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho giao dịch, giảm thiểu sai sót không mong muốn.
• Giảm rủi ro: So với việc thanh toán bằng tiền mặt, ủy nhiệm chi giúp giảm thiểu nguy cơ mất tiền.
• Tiện lợi: Không cần phải mang theo số tiền lớn, giúp người dùng cảm thấy thoải mái hơn trong các giao dịch.
• Nhanh chóng và minh bạch: Giao dịch được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng theo dõi lịch sử giao dịch, tạo sự minh bạch cho cả hai bên.

Ưu điểm của ủy nhiệm chi

Nhược điểm

• Phí dịch vụ: Khi thực hiện lệnh ủy nhiệm chi, bên trả sẽ phải chịu một khoản phí nhất định cho ngân hàng, điều này có thể làm tăng chi phí giao dịch.
• Chậm trễ thanh toán: Nếu số dư tài khoản của bên trả không đủ để thực hiện giao dịch, ngân hàng sẽ từ chối lệnh chi. Khi đó, bên trả cần bổ sung tiền vào tài khoản và lập lệnh chi mới, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong thanh toán.

Những lưu ý khi giao dịch ủy nhiệm chi

Khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi, bạn cần chú ý một số điểm sau để tránh sai sót:

• Trích tiền không hợp lệ: Ngân hàng không được tự ý trích tiền từ tài khoản của người gửi nếu không có sự đồng ý. Chỉ khi có thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên thì việc này mới được coi là hợp lệ.
• Kiểm tra tính hợp lệ của UNC: Khi nhận ủy nhiệm chi (UNC) dưới dạng điện tử hoặc giấy, ngân hàng phải kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ và hợp pháp hay không trước khi thực hiện thanh toán.
• Kiểm tra số dư tài khoản: Ngân hàng cần xác nhận số dư trong tài khoản của khách hàng. Nếu tài khoản không đủ tiền, giao dịch sẽ bị hoãn lại.
• Thông báo khi không hợp lệ: Nếu UNC không hợp lệ hoặc số tiền ghi trên UNC vượt quá số dư tài khoản, ngân hàng phải thông báo cho người lập ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện lệnh chi.
• Thực hiện nhanh chóng: Nếu UNC có đầy đủ giấy tờ hợp lệ, ngân hàng có trách nhiệm thực hiện yêu cầu chi trả cho người thụ hưởng một cách nhanh nhất có thể.

Một số điều cần lưu ý khi giao dịch ủy nhiệm chi

Một số câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi

Tại sao phải làm ủy nhiệm chi?

• Tiện lợi trong giao dịch: Ủy nhiệm chi giúp người sử dụng chuyển tiền mà không cần mang theo tiền mặt, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Bảo mật cao: Việc sử dụng ủy nhiệm chi giảm thiểu rủi ro mất tiền mặt và giúp bảo vệ tài sản cá nhân tốt hơn. 
• Đơn giản hóa quy trình thanh toán: Ủy nhiệm chi cho phép người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu của ngân hàng, giúp quy trình trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn. 

Ủy nhiệm chi do ai lập?

Người lập lệnh ủy nhiệm chi là bên trả tiền. Họ sẽ tạo lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi họ mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của họ để thanh toán cho bên nhận tiền. 

Ủy nhiệm chi có mấy liên?

Ủy nhiệm chi thường có 2 liên, một liên được ngân hàng giữ lại. Liên còn lại sẽ được trả lại cho khách hàng sau khi ngân hàng xác nhận và đóng dấu. Liên này dùng làm căn cứ kế toán cho doanh nghiệp. 

Ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ khi nào?

Ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ khi có đầy đủ các nội dung theo quy định tại Khoản 2, Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. 

Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản là gì? 

Tóm lại, ủy nhiệm chi là một công cụ hữu ích trong việc quản lý tài chính và thực hiện thanh toán. Hy vọng qua bài viết của Tikop, bạn đã nắm vững khái niệm ủy nhiệm chi là gì, cách viết và quy trình thanh toán liên quan, từ đó có thể sử dụng ủy nhiệm chi một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức trong các giao dịch tài chính. Đừng quên theo dõi Kiến thức tài chính để không bỏ lỡ nhiều bài học bổ ích!