Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Khái niệm sổ bảo hiểm xã hội
Sổ bảo hiểm xã hội là một tài liệu sử dụng để ghi lại quá trình đóng và nhận các chế độ bảo hiểm xã hội của người tham gia. Nó được cấp cho mỗi người lao động khi tham gia vào hệ thống bảo hiểm xã hội bắt buộc và là cơ sở để xử lý các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội.
Thông tin được ghi trong sổ bảo hiểm xã hội bao gồm các thông tin về thời gian làm việc, quá trình đóng tiền và nhận lợi ích bảo hiểm xã hội. Mỗi người lao động chỉ được cấp và duy trì một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất.
Do đó, sổ bảo hiểm xã hội được sử dụng để ghi chép quá trình tham gia bảo hiểm xã hội và là căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia theo quy định của pháp luật. Mỗi sổ bảo hiểm xã hội có một mã số riêng và duy nhất được cấp bởi cơ quan bảo hiểm xã hội.
Sổ bảo hiểm xã hội được sử dụng để ghi chép quá trình tham gia bảo hiểm xã hội
Sổ bảo hiểm xã hội tiếng Anh là gì?
Sổ bảo hiểm xã hội trong tiếng Anh được gọi là "Social Insurance Book" hoặc "Social Security Book".
Sổ bảo hiểm xã hội gồm những gì?
Sổ bảo hiểm xã hội là một cuốn sổ giấy có nền màu xanh nhạt và trắng, gồm 4 trang bìa và các tờ rời.
Trang đầu tiên có ghi quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, biểu tượng của Bảo hiểm xã hội màu xanh và một ô màu trắng để ghi họ tên, số sổ, số lần cấp.
Trang thứ hai có ghi số mã số định danh cá nhân, họ và tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số căn cước công dân của người tham gia.
Trang thứ ba có ghi chế độ bảo hiểm xã hội người tham gia đã nhận được, bao gồm chế độ thai sản, tai nạn lao động, với thông tin về số Quyết định và ngày tháng năm nhận bảo hiểm.
Trang thứ tư cung cấp thông tin về các lưu ý khi sử dụng sổ bảo hiểm xã hội. Các tờ rời chứa thông tin về quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người tham gia.
Mỗi trang trong sổ bảo hiểm xã hội có vai trò quan trọng, và việc sổ bảo hiểm xã hội không hoàn chỉnh (thiếu tờ) có thể ảnh hưởng đến quá trình xét hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội của người tham gia.
Hồ sơ cấp mới sổ bảo hiểm xã hội 2023
Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm:
a) Bản khai tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
b) Bản khai tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.
Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng hoặc mất bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động.
b) Sổ bảo hiểm xã hội bị hỏng, nếu có.
Chính phủ quy định thủ tục, hồ sơ tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội đối với đối tượng quy định tại điểm e, khoản 1 Điều 2 của Luật này.Cụ thể, theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ đăng ký cấp sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
Bản khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS)
Bản khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS).
Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm bệnh nghề nghiệp và bảo hiểm thai sản (Mẫu D02-TS) .
Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Hồ sơ cấp mới sổ bảo hiểm xã hội 2023 chi tiết
Cách tra mã số sổ bảo hiểm xã hội chi tiết
Tra cứu trực tiếp trên sổ bảo hiểm xã hội
Để tra cứu mã số BHXH của mình, bạn có thể dựa vào thông tin trên thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT). Trên thẻ BHYT, chỉ cần xem 10 ký tự cuối trong phần mã số, đó chính là mã số BHXH của bạn. Bạn chỉ cần kiểm tra trên thẻ BHYT để tìm mã số BHXH một cách dễ dàng.
Tra cứu trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam
Để tra cứu mã số BHXH trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, bạn có thể tuân theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web của Cổng thông tin Bảo hiểm xã hội Việt Nam và tìm kiếm phần Tra cứu trực tuyến. TẠI ĐÂY
Bước 2: Tại danh mục “Tra cứu trực tuyến”, nhấn chọn “Tra cứu mã số BHXH”.
Tra cứu mã số BHXH
Bước 3: Điền các thông tin cần thiết để tra cứu mã số BHXH. Dưới đây là các thông tin yêu cầu:
Tỉnh/Thành phố: Chọn tỉnh hoặc thành phố mà bạn đang đóng BHXH.
Nhập ít nhất một trong các thông tin sau:
Số CCCD/CMND/Hộ chiếu: Nhập số CCCD/CMND/Hộ chiếu của người cần tra cứu mã số BHXH.
Ngày sinh: Chọn và điền ngày sinh hoặc năm sinh của người cần tra cứu.
Mã số BHXH: Nhập mã số BHXH nếu bạn đã có thông tin này.
- Họ và tên: Nhập họ và tên của người cần tra cứu mã số BHXH, có thể chọn có dấu hoặc không dấu.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn chọn để tiến hành tra cứu mã số BHXH.
Điền các thông tin cần thiết để tra cứu mã số BHXH
Bước 4: Tick chọn “Tôi không phải là người máy” và nhấn chọn “Tra cứu” để thực hiện yêu cầu tra cứu mã số BHXH.
Thực hiện yêu cầu tra cứu mã số BHXH
Tra cứu trên ứng dụng VssID
Với ứng dụng VssID, việc tra cứu mã số BHXH được thực hiện để xác thực người dùng khi đăng nhập vào hệ thống. Dưới đây là các bước để thực hiện tra cứu mã số BHXH trên ứng dụng VssID:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng cách sử dụng mã số BHXH và mật khẩu của bạn.
Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn "Tra cứu" để chuyển đến giao diện Tra cứu trực tuyến.
Bước 3: Trong giao diện Tra cứu trực tuyến, chọn "Tra cứu mã số BHXH".
Cách tra cứu bảo hiểm xã hội bằng Vssid
Bước 4: Điền các thông tin yêu cầu từ hệ thống và nhấn "Tìm kiếm" để nhận kết quả tra cứu.
Những điều quan trọng về sổ bảo hiểm xã hội
Hoạt động nối sổ bảo hiểm xã hội
Trong quá trình chuyển việc, khi người lao động tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội và sau đó muốn tiếp tục đóng bảo hiểm ở công ty mới, hoạt động này được gọi là nối sổ bảo hiểm. Việc nối sổ bảo hiểm cho phép quá trình tham gia BHXH của người lao động được duy trì liên tục.
Trong trường hợp người lao động dừng làm việc ở công ty A nhưng chưa nhận được sổ bảo hiểm để tiếp tục đóng ở công ty B, người lao động có thể cung cấp mã số BHXH của mình cho công ty B để tiếp tục đóng nối mà không cần lấy sổ bảo hiểm trực tiếp.
Sổ bảo hiểm xã hội lấy ở đâu?
Tùy thuộc vào trường hợp của bạn khi tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), quy trình lấy lại sổ BHXH sẽ khác nhau. Dưới đây là một tóm tắt về cách xử lý khi làm mất sổ BHXH:
Làm mất sổ BHXH khi bạn đang làm việc: Bạn có thể nhận lại sổ BHXH tại công ty sau khi công ty hoàn tất thủ tục tham gia BHXH cho bạn. Hoặc bạn có thể đến trực tiếp cơ quan BHXH nơi công ty của bạn tham gia để yêu cầu cấp lại sổ.
Làm mất sổ BHXH khi bạn tham gia BHXH tự nguyện: Bạn cần đến tổ chức dịch vụ thu hoặc cơ quan BHXH để yêu cầu cấp lại sổ.
Làm mất sổ BHXH sau khi nghỉ việc: Bạn sẽ nhận lại sổ BHXH tại công ty cũ nếu công ty đó vẫn hoạt động, hoặc tại cơ quan BHXH quản lý BHXH của công ty cũ nếu công ty đã ngừng hoạt động.
Nếu bạn làm mất sổ BHXH và muốn xin cấp lại sổ mới: Bạn cần chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH để yêu cầu cấp lại sổ BHXH. Bạn cũng có thể tự xin cấp lại sổ (không thay đổi thông tin) thông qua ứng dụng Bảo hiểm xã hội số - VssID của BHXH Việt Nam.
Nhận lại sổ BHXH tại công ty khi làm mất sổ trong khi đang làm việc tại công ty
Sổ bảo hiểm xã hội ai giữ?
Sổ bảo hiểm xã hội đóng vai trò là tài sản của người lao động và là căn cứ để hưởng các chế độ an sinh. Quy định hiện hành cho phép người lao động có quyền tự giữ và bảo quản sổ bảo hiểm. Điều này được quy định tại khoản 2 của Điều 18 và khoản 3 của Điều 19 trong Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014.
Theo Điều 18: Quyền lợi của người lao động được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Theo Điều 19: Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.
Tuy nhiên, hiện nay, nhiều người lao động vẫn giữ sổ BHXH do lo ngại về việc sổ bảo hiểm có thể bị hư hỏng hoặc mất. Người lao động có quyền yêu cầu đơn vị sử dụng lao động trả lại sổ để tự giữ và quản lý.
Mỗi người lao động được cấp mấy sổ bảo hiểm xã hội
Mỗi người lao động thường chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Sổ bảo hiểm xã hội này sẽ đi kèm với số hiệu và thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm. Nó được xem như một tài sản cá nhân và không được chuyển nhượng cho người khác.
Thủ tục điều chỉnh thông tin sai trong sổ bảo hiểm xã hội
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại mục 4.3 (Thành phần hồ sơ). Tại đây
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Người tham gia:
a) Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH).
b) Người tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia Bảo hiểm y tế (BHYT) theo hộ gia đình, người được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Tổ chức dịch vụ hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
c) Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
d) Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH. Đối với người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh.
đ) Người tham gia do ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ 100% mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. Người đã hiến bộ phận cơ thể: Nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
e) Học sinh, sinh viên đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Cơ sở giáo dục.
- Đơn vị:
a) Đơn vị Sở, ngành, đoàn thể: Kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện.
b) UBND xã; Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành Lao động, Thương binh và Xã hội; Tổ chức dịch vụ; Cơ sở giáo dục; Phòng/Tổ chế độ BHXH: Kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo quy định.
Bước 4: Nhận kết quả giải quyết bao gồm sổ BHXH, thẻ BHYT theo hình thức đăng ký.
Điều kiện & Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Điều kiện để được cấp lại sổ Bảo hiểm Xã hội (BHXH) khá đơn giản và người lao động chỉ cần đáp ứng các trường hợp sau đây:
Sổ BHXH bị mất, hỏng hoặc cần thay đổi số sổ/họ tên người lao động: Trường hợp sổ BHXH bị mất, hỏng hoặc người lao động muốn thay đổi số sổ hoặc họ tên trong sổ, họ có thể yêu cầu cấp lại sổ BHXH.
Gộp sổ BHXH: Khi người lao động có nhiều sổ BHXH và muốn gộp chúng thành một sổ duy nhất, họ có thể yêu cầu cấp lại sổ BHXH để thực hiện việc gộp sổ.
Đã hưởng BHXH 1 lần nhưng chưa được hưởng: Trường hợp người lao động đã từng hưởng quyền lợi BHXH một lần nhưng chưa được hưởng đầy đủ, họ có thể yêu cầu cấp lại sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi của mình.
Ngoài ra, cấp lại sổ BHXH cũng có thể áp dụng trong các trường hợp sau đây:
Cấp lại bìa sổ BHXH trong trường hợp thông tin về quốc tịch hoặc giới tính bị sai sót.
Cấp lại tờ rời sổ BHXH khi tờ rời bị mất hoặc hỏng.
Để đạt được việc cấp lại sổ BHXH, người tham gia bảo hiểm cần hoàn thành hồ sơ yêu cầu và nộp cho cơ quan quản lý. Hồ sơ thủ tục xin cấp lại sổ BHXH thường bao gồm các tài liệu sau:
Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH: Đây là biểu mẫu theo mẫu quy định để người lao động điều chỉnh thông tin cần thiết trong sổ BHXH.
Tờ khai Bảo hiểm Y tế (BHYT): Nếu người lao động cần điều chỉnh thông tin trong sổ BHYT, họ cần điền vào tờ khai theo mẫu quy định.
Chi tiết điều kiện & thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Tất toán sổ bảo hiểm xã hội
Tất toán sổ bảo hiểm xã hội là quá trình đăng ký để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần duy nhất. Để tất toán sổ bảo hiểm xã hội, người tham gia cần đáp ứng ít nhất một trong các điều kiện sau:
Đủ tuổi nghỉ hưu, nhưng chưa đóng BHXH đủ 20 năm.
Người lao động đã nghỉ việc trong vòng 1 năm, nhưng chưa đủ 20 năm đóng bảo hiểm xã hội theo quy định và không tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội.
Người lao động đã ra nước ngoài định cư hoặc mắc các bệnh được quy định bởi Bộ Y tế (như ung thư, bại liệt, phong, HIV/AIDS...).
Lực lượng vũ trang khi xuất ngũ/thôi việc, nhưng không đủ điều kiện hưởng lương hưu.
Người lao động có thể yêu cầu tất toán sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội trên toàn quốc. Hồ sơ tất toán bao gồm đơn xin hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần và sổ bảo hiểm xã hội.
Những câu hỏi thường gặp về sổ bảo hiểm xã hội
Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?
Sổ bảo hiểm xã hội điện tử là hình thức sổ bảo hiểm xã hội được lưu trữ và quản lý trong hệ thống điện tử, thay thế cho phiên bản giấy truyền thống. Sổ bảo hiểm xã hội điện tử cung cấp tính tiện lợi, dễ dàng truy cập thông tin và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.
Sổ bảo hiểm xã hội có rút tiền được không?
Sổ bảo hiểm xã hội không cho phép rút tiền trực tiếp từ sổ. Chế độ bảo hiểm xã hội như trợ cấp, lương hưu hay các quyền lợi khác sẽ được hưởng thông qua các quy trình và thủ tục liên quan.
Mất sổ bảo hiểm xã hội có làm lại được không?
Trường hợp mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể làm lại sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội. Quy trình làm lại sổ bảo hiểm xã hội có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc vùng lãnh thổ.
Xem thêm: Bảo hiểm sức khỏe là gì? Những lợi ích khi mua bảo hiểm sức khỏe
Có thể sở hữu 2 sổ bảo hiểm xã hội không?
Mỗi người lao động chỉ được cấp duy nhất một sổ bảo hiểm xã hội. Việc sở hữu hai sổ BHXH là không được phép.
Chốt sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội thường được thực hiện tại cơ quan Bảo hiểm xã hội địa phương hoặc trung tâm Bảo hiểm xã hội trên toàn quốc.
Làm lại sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?
Thời gian cấp lại sổ BHXH do mất là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Xem thêm: Bảo hiểm nhân thọ là gì? Ý nghĩa và quyền lợi của người tham gia? Những lưu ý khi tham gia BHNT?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội bao lâu thì nhận được tiền?
Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội và nhận được tiền liên quan đến các quyền lợi bảo hiểm xã hội cũng phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia hoặc vùng lãnh thổ.
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp mấy lần?
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp một lần và được sử dụng trong suốt quá trình tham gia chế độ bảo hiểm xã hội.
Gộp sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?
Thời gian gộp sổ BHXH là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Nghỉ việc bao lâu thì lấy được sổ bảo hiểm xã hội?
Pháp luật lao động quy định trong vòng 14 ngày làm việc kể từ khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Trên đây là những thông tin về sổ bảo hiểm xã hội là gì? Những thông tin cần biết về sổ BHXH 2023. Hy vọng với những thông tin trên đây Tikop đã giúp các bạn có thêm kiến thức về loại sổ bảo hiểm này.
Tải ứng dụng 
